为什么工单如此重要？如何应用工单数据？

工单管理的核心是什么，如何做好工单管理？

在当今世界，数据就是一切，使用正确的工单管理软件，您可以随时随地集中、标准化、组织、共享、保护和利用您的数据。使用正确的工单软件，您可以利用数据简化工作。

帮助您集中和标准化数据

如果你还没有工单软件，你的数据很可能只是到处漂浮，很难找到，很难合并。以维护手册为例，刚开始使用的时候，因数据量少，他们会整齐地放在维修部的办公室。但随着时间的推移，很多维保数据会丢失。

即使你辛苦的去统计所有工单的数据，但在excel中，很难将不同维度的数据放在一起分析。而在工单软件中，它可以帮助您将所有数据集中在一起，安全地进行备份和保护。而且由于所有内容都是数字的，并且都在同一软件中，因此您可以用各种方式合并数据。

数据整理

一旦您的数据安全地进行了集中化和标准化，就可以开始对其进行整理。

1）明确哪些用户可添加哪些数据

根据您的行业不同，可能会有来自不同渠道的工作申请。校园中的维护部门可以有来自学生、教师和管理人员的请求。在一个制造工厂，它可能来自于生产操作机器的人。不管它们来自哪里，我们都需要对它们进行分类，决定接受哪些，拒绝哪些。如果没有工单软件，这些需求可能会通过电话、邮件的附件或容易放错位置的纸质文档提交。使用工单管理软件，所有的请求都以设定好的样式出现，使您能够轻松地对它们进行分类，并决定接受哪些请求，拒绝哪些。

2）确定将哪些数据添加到工单

决定批准哪些工作票后，工单软件使您可以构建数据打包的工单，其中包括：

1）数字原理图和交互式地图

2）相关零件和材料

3）数字维护手册

4）分步说明

5）可定制的清单以确保最佳实践

6）可以从任何台式机或移动设备访问技术人员有效完成工单所需的一切。无需再跑回办公室询问问题或仔细检查了。

数据共享

“共享”一词在这里具有特定含义。在使用工单管理系统之前，我们看到的数据并非实时更新的，会导致信息不一致。使用管理软件之后，每个人查看相同的数据。因为数据库中只有一个副本。如果有人更改了数据，则将在工单管理软件中实时更新数据。例如，如果工单完成，每个人都可以看到最新状态。没有人会根据过时的数据做出错误的决定。

工作订单软件的共享还有一个特性，那就是你可以控制不同的人看到什么。因此，部门主管能够看到每一条数据，经验丰富的技术人员可能看到开放的工作指令，而初级技术人员可能只能看到专门分配给他们的工作指令。工单软件帮助您真正共享数据，同时也确保你不会过度分享。

数据保护

有两种方法可以查看保护的概念，这两种方法都很重要。

1）保护数据免受意外丢失

现代的工单管理软件都是基于云的，这意味着提供商会在后台为您完成所有技术上的繁重工作。他们完成所有数据备份以及软件的修补和升级。由于内置了备份，因此您不必担心丢失数据。并且由于内置的安全性，您不必担心未经授权的访问。

2）保护数据以防最终丢失

在传统的基于纸张和电子表格的系统中，许多最重要的数据没有记录下来。技术人员掌握的知识都是来之不易，基于过往经验的。没有工单软件，每一个技术人员的流失都是一场小小的灾难，因为这些信息会丢失。

应用工单软件，经验丰富的技术人员编写预防性维护计划的工单，该数据将永远存在。

数据利用

既然您将所有数据放在一个位置，可以对其进行添加和访问，并且已经对其进行了备份和保护，那么您就可以开始真正地为您使用它了。

好的工单管理软件会自动生成报告，使您可以跟踪关键的KPI。例如，您可以看到：

哪些机器的维保费用最高
哪些技术员每月完成的工单最多
零备件都用到哪里去了

您还可以使用这些数据来设置新的预防性维护程序或微调现有计划。通过查看与资产关联的所有工单，您可以确定所需的PM类型以及所需的频率。

进一步建议

您可以开始联系提供商，了解CMMS软件如何应用及演示。选择适应自身管理需求，且拥有良好用户体验的管理系统。