在设备全过程管理的各个环节中，有许多共性的属于基础性的工作，一般通称设备管理基础工作。这些工作得以认真、顺利的实施，无疑会提高企业设备管理与维修工作的质量与效率。
设备管理基础工作主要包括设备原始凭证管理、设备数据管理、设备定额管理、设备档案管理和设备规章制度管理等5个方面，现分述如下。
一、设备原始凭证管理
1、设备原始凭证管理的含义
在设备管理工作中，用一定格式记载设备经济、技术活动实际状况的记录，以及规定相关单位或人员责任的书面材料，称设备管理原始凭证。
2、设备原始凭证的分类及其基本要求
设备原始凭证分为以下两类。
⑴契约式凭证。一般为当事双方（多方）就设备工程某项工作达成的合作性书面约定，作为各方履行责任或判定违约的依据。例如：设备订货合同、设备发运装箱单、设备招标采购委托书、设备技术改造协议书、设备资产保险议定书等。
对这类凭证的规范性要求包括以下方面。
①约定各方的基本情况。例如：单位名称、地址、法人代表、营业许可证号码、开户银行及账号等。
②明确约定的主旨内容，即各方协议设备项目范围，包括设备技术性与业务性要求。
③履行约定的交易金额与时间期限。
④各方的经济责任，包括付款形式和违约赔付等。
⑵记录式凭证。主要指技术性凭证，它是用于记载设备在不同时段的性能（程度）和运行状况，以及主要工作完成情况，作为总结、检查工作与分析问题以及明确责任的依据。例如：设备到货开箱验收记录、设备安装调试验收单、设备维护（含一、二级保养与润滑）记录、设备事故鉴定书、交接班记录表、设备大修理完工报告等。
对这类凭证的设置要求包括以下方面。
①满足需要。即根据设备管理实际工作需求程度，确定其设置凭证种类的多少与繁简。但有些项目是必须包括的。例如：主体情况（设备编号、名称、规格型号等）；主体内容（记载主要事项）；必要的附则（凭证印制单位、填写单位、责任人、填写日期等）。
②简明适用。凭证、单据内容、格式清楚明了，便于填写与流转。
③科学规范。即设置目的与填写要求明确；保证填写内容真实、准确；规定保存时效期（终生、长期、短期）；责任者应签字负责。
3、企业常用的管理凭证
企业设备管理常用的凭证按不同的管理阶段主要包括以下19种，有时还会派生出若干种。
⑴设备管理前期，主要有以下5种凭证。
①设备配置可行性分析报告审批单。
②设备订货合同。还可能包括：订货前的选型招标委托书与中标通知书；运输合同及相关保险单据；设备监造合同等。
③设备到货开箱验收记录。还可能涉及设备质量与数量不符的索赔记录等。
④设备安装调试验收单，应包括设备性能、精度、负荷各项测试数据。还可能涉及委托安装合同。
⑤设备资产账目与卡片，企业设备管理部门、设备使用部门和企业资产或财务部门均应设置。
⑵设备管理使用期，主要有以下12种凭证。
①设备运转情况记录。应包括运转状况、故障情况和停机时间等项。对于多班连续运转的设备，应注明操作责任者，并履行交接班手续。
②设备日常状态检查记录单（设备日常点检卡）。
③设备一、二级保养记录单。
④设备静密封点泄漏检查记录单。
⑤重要设备定期性能（精度）测试记录。可能涉及委托测试合同。
⑥重要设备润滑与换油记录单。
⑦设备大修理任务书。可能涉及委托修理合同。
⑧设备大修理完工验收单。应包括设备性能（精度）测试记录和修理费用支出明细。
⑨设备技术改造批准书。可能涉及委托技术改造协议书。
⑩设备技术改造完工验收单。应包括设备性能测试记录和支出费用明细。
⑩＋①设备事故报告单。可能涉及设备事故发生后的技术鉴定报告和修复后的验收单（包括修复费用明细）。
⑩＋②设备封存（启用）单。
⑶设备管理后期，包括以下两种凭证。
①设备转让合同。还可能涉及设备性能（精度）技术鉴定报告和设备资产价值评估报告。
②设备报废单。可能涉及设备报废技术鉴定报告。
4、设备原始凭证管理要点
设备原始凭证的设置与利用其目的是充分依据所反映的实际状况，做好分析和总结工作，不断提高企业设备管理水平。为此，原始凭证管理应达到以下要求。
⑴原始凭证管理应制度化。规定原始凭证填写、收集、整理、分析、处理、归档的程序与责任者。其中重要环节是分析凭证显示的设备技术状态和应继续采取的措施。
⑵原始凭证管理应持之以恒。凭证记录的情况需要经过一段时间的积累，才能得出规律性的结论，才能确定其发展趋势。另外，对契约类凭证也应适时保存。
⑶原始凭证管理应是动态的。对已设置的管理凭证应使其相对稳定，但也不是一成不变的。经过一段时间的使用，就应进行总结、分析、予以调整、完善。
二、设备数据管理
1、设备数据的含义
在设备物质形态运动和价值形态运动过程中，用于统计、计算、管理和科学研究、技术设计、经济核算、经营决策所依据的各种数据，称设备数据。
数据又分为管理数据和技术性数据。例如：设备拥有量、设备利用率、设备技术参数（电动机转速、锅炉吨位等）。
2、数据管理程序
企业根据设备构成的特点和管理工作的实际需要，确定各类数据管理的范围，列出数据明细。数据管理程序一般包括以下4项内容。
⑴数据收据。通过各种手段，将分布于原始凭证、工作记录、文件材料中的有关设备管理的数据，按规定的路线进行分类汇总。
⑵数据存储。数据存储是随着时间推移而积累的，可供长期使用。存储方式可以是账册或计算机软盘。
⑶数据处理。对所存储的有时效期的数据，要定期进行清理和更改。例如：设备拥有量、设备资产净值等。
⑷数据显示。数据管理的目的是供职能部门工作人员或负责人及时根据设备数据做出工作安排。为了便于上述工作，数据管理者应定期将统计、计算的数据以一定方式（例如报表或计算机网络）提供应用。
3、常用的设备管理数据
⑴统计数字
①全部设备拥有量和分类设备拥有量，以及各设备使用部门拥有量。
②设备资产总原值与当期资产净值。
③年度设备折旧总额与当期设备折旧总余额。
④年度设备维修费用总额和备件占用资金占用额。
⑤闲置设备台数及其资产净值。
⑥年度设备事故及其经济损失费用总额（含修复费用与停产损失费用），其中重大设备故障次数和特大设备事故次数。
⑵计算数率
①设备利用率。
②设备故障停机率。
③设备静密封点泄漏率。
④设备修理费用支出水平。不同行业不同的计算方法，可以计算万元产值维修费（元/万元），也可以计算单位产品产量维修费（元/t）。
⑤外委设备修理费占有率。
⑥设备净资产收益率。
4、数据管理的作用与要求
⑴数据管理的作用
①完整的设备管理数据可以是企业各级管理者对企业（部门）的设备资产总体情况有明确的认识，做到心中有数，并依次开展工作。
②数据管理可以成为一种管理手段，促进专项工作的提高。例如，企业确定设备管理经济指标，可以促进设备的有效利用和节约费用。
③数据对比、分析是总结工作经验的好方法，它直观、具体，有说服力。
⑵数据管理的基本要求：
①要建立科学的数据管理程序，使数据收集、统计、分析的流程高效、畅通。
②要采取各种措施，保证统计、计算的数据准确无误。
③要明确专人负责设备数据的分析工作，要定期拟出分析报告，指出设备管理工作存在的问题及改进意见。
④认真开展设备管理经济技术指标的考核工作，考核要与部门效益与职工利益挂钩，形成激励与约束机制。
三、设备定额管理
1、设备定额的含义
在单位时间内和规定的生产条件下，在设备使用、维护、修理和改造等活动中，完成规定任务所消耗的物化劳动（原料、备件、动力、工具等）和活劳动（各种工作人员工时费用）的数量标准，称设备定额。定额标准随生产条件变化而修订。
2、设备定额管理的意义
由于设备结垢与工作原理的差别，以及使用、维护、监测和修理等工作的不同程度，均给管理带来难度。为了使工作水平得到提高，就要尽量实行细化管理、量化管理，对设备管理与维修工作不能只有定性要求，还应尽量完善各项工作定额，做到定额考核。
对冶金、石油化工和电业等行业制定设备检修奖励办法时，其中一个重要依据，即这3个行业有详细、准确的设备修理时间定额和维修材料消耗定额可供参考。
3、设备定额管理的工作任务
⑴依据国家相关规定和社会平均水平，结合企业具体情况，制定设备管理与维修各项工作的消耗定额。
⑵逐步推行设备操作工、维修工等职能人员执行定额标准，并开展考核工作。
⑶认真统计各项定额在执行中的实际消耗水平，并分析原因。
⑷定期修订定额标准，促进工作效率提高和资源节约。
4、设备管理与维修定额考核范围
多数企业考核设备管理与维修工作的定额主要有9项：设备维护时间定额、设备维护费用定额、设备大修理停机时间定额、设备修理钳工电工等工时定额、设备修理材料消耗定额、设备大修理费用定额、备件储备定额、备件资金占用定额、企业年度设备维修费用支出定额。
四、设备挡案管理与资料管理
1、档案的含义
1987年全国人大常委会通过的《中华人民共和国挡案法》将档案定义为：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
对设备挡案而言，则是指在设备管理全过程中（即从设备选型、购置或设计、制造、经过使用、维护、监测、修理和改造，直至转让或报废的整个过程）设计的经济、技术活动中各种有保存价值的凭证、记录、图纸、图片以及计算机存储的资料。
2、设备档案管理的意义
积极、认真开展企业设备管理，有利于提高设备管理工作水平，具体体现在以下6个方面。
⑴完整、系统的挡案管理，有利于实现对设备的全过程管理。
⑵经常性对档案材料中的技术资料的系统分析与比较，有利于确定设备故障发生发展的规律，便于及时排除。
⑶对设备运行状况和维修工作的跟踪，有利于适时进行设备技术改造或更新工作。
⑷通过阶段性对挡案材料难得重阅和分析，有利于总结设备管理工作的经验和不足，不断提高工作效率。
⑸科学的档案管理，有利于企业设备管理工作的连续性，不因机构、人员调整与变动而中断。
⑹挡案材料的妥善保管，有利于与相关单位的业务往来和协作，可以维护自己的合法权益。
3、设备档案管理的基本要求
鉴于挡案材料包括大量原始凭证、合同协议、技术文件和工作记录等失之不可复得的材料，所以对档案管理必须有严格的要求。主要包括以下4项。
⑴建立设备挡案管理的规章制度、明确档案管理内容明细和挡案收集、整理、保管、利用以及销毁的程序与要求。
⑵企业应设主档案室和专职管理人员，并采取有效措施防火、防盗、防潮、防虫蛀鼠咬，以及保密等要求。
⑶企业挡案应原则上实行单台设备（或生产线）档案按一定的格式装订成册，并建立编号。
⑷严格规定挡案材料不许借出档案室查阅。非保密材料可以复印利用。
4、设备挡案的内容
设备档案内容（目录）明细除应包括本文前述所列各种原始凭证外，还应包括以下各种材料。
⑴设备管理前期设计的材料：
①订货装箱单（除主机、备件清单外，还应包括图纸、资料、附件、专用工具、特种润滑油和地脚螺钉等明细表）。
②设备出厂合格证及出厂性能（精度）检验记录。
③自治设备的图纸和技术说明书等。
④设备基础及管线设计、施工图纸。
⑤购置设备的原始资料。
5、设备资料管理内容
设备管理除应对挡案材料实行严格管理外，还应对工作中不可缺少的各种设备管理、技术资料予以配备、管理与应用。
⑴设备综合管理主要资料明细：
①国家、行业、地区有关设备管理的法规与文件。
②企业设备管理工作规划和年度工作计划与工作总结。
③企业设备管理规章、制度。
④企业设备资产管理经济技术状况年报。
⑤企业设备重大项目的请示与批准意见。
⑵设备资产管理与技术工作主要资料明细：
①设备分类目录与标号规则。
②通用设备操作、维护、检修规程。
③设备润滑手册（含进口润滑油品与国产油品对照表）。
④设备修理复杂系数手册。
⑤设备修理技术标准。
⑥设备备品配件（机械、电气、液压、气动等种类）手册，含进口轴承、元件与国产配件规格对照表。
⑦设备产品样本。
⑧设备外委监测、修理价格表。
五、设备规章制度管理
在改革开放的形势下，国家加强法制建设，推行依法治国。同样，在各企业事业单位也必须加强制度管理，建立、建全设备管理的各项规章制度，使设备管理与维修工作有序开展。
1、企业应制定、完善设备管理规章制定
⑴综合性管理制度。根据国家、行业、地区有关设备管理的法律、法规和规章，结合企业的实际状况，制定《企业设备管理工作制度》，提出总体要求。
⑵重点分项管理制度。对内容较多的设备管理工作应制定分项管理制度，主要可以有4种。
①设备前期管理制度。主要内容包括：设备规划、立项、论证、配置（选购、制造、租赁）、安装和验收等项经济技术要求。
②设备润滑制度。应包括润滑管理与技术工作各项要求。
③备件管理。应包括备件储备原则与定额，备件订货与保管，以及备件资金占用等项要求。
④设备检修制度。应包括设备检测、修理的计划管理与技术管理，检修费用核算，以及外委修理的各项要求。
⑶具体专项管理办法。企业针对设备管理的专项工作，制定具体的专项管理办法，可以包括以下8种：特种设备管理的专项工作、关键设备管理办法、设备安装验收管理办法、设备运行状态检查（点检）办法、设备转让管理办法、设备报废管理办法、设备档案管理办法、设备经济技术指标考核办法。
⑷专项技术规程。企业应对设计较深的设备管理技术工作，制定完善技术规程，主要有以下4种。
①设备操作规程。对不同型号、规格的各类设备应制订专门的操作规程，应包括操作要领和操作程序以及应急注意事项。
②设备维护（保养）规程。依据设备日常维护和一、二级保养的不同要求，制定维护工作的基本要求与工作程序，同时应明确操作工与维修工的不同职责。
③设备修理规程。主要针对设备大修理工作的预检、解体、零件精度与性能测试、零件修配、装配、喷漆等项工作制定各阶段工作的技术要求与进度。
④设备改造规程。针对不同的设备改造项目，制定主要技术要求与工作程序。
2、制定、执行企业设备管理规章制度的基本要求
企业设备管理规章制度的作用在于指导和约束企业各项设备管理工作，因此必须抓好制定和执行两个重要环节。具体讲，有以下4方面的要求。
⑴制定各规章制度应有明确的目的性，制度内容具有良好操作性和检查执行情况的具体措施。
⑵规章制度发布后，应由责任部门负责贯彻、执行，并检查实行中发现的问题，及时反馈，不断完善。
⑶对违反规章制度行为，一定要认真、妥善处理，不走过场，保证规章制度的权威性。
⑷根据国家、行业、地区和相关法律、法规的出台或修订，适时修改企业规章制度，保持政策的一致性。
综上所述，即企业设备管理基础工作的全部内容。在开展上述各项工作时，既要注意每项基础工作的独立性，更要重视它们之间的关联性。例如：大量原始凭证所记载的事物，均是管理数据统计的依据；许多原始凭证可能成为归入挡案的材料；开展企业经济技术指标考核工作则依赖于完整、准确的工作定额；各项工作制度不断完善，将有利于包括基础工作在内的企业设备管理水平的逐步提高。
此外，在加强设备管理基础工作的过程中，也要主要引入信息管理基数手段，研发计算机应用软件和建设网络工程，这将大大提高各项管理基础工作的准确性与工作效率。